I.- SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
En cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, (en adelante, la “Ley 2/2023”), Electro-Jet hace constar que cuenta con un Sistema Interno de Información, siendo Electro-Jet SL la responsable del tratamiento de los datos personales de justify con lo dispuesto por la legislación vigente en este ámbito.
Con la finalidad de fortalecer la cultura de la información y de las infraestructuras de integridad de Electro-Jet, y de fomentar la cultura de la comunicación como mecanismo de prevención de actividades u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones laborales, penales o administrativas graves o muy graves y del Derecho de la UE, Electro-Jet cuenta con una persona Responsable de Cumplimiento Penal (RCP), actualmente el Director de Operaciones, quien ha sido nombrado persona responsable del Sistema Interno de Información (RSIIF).
Las referidas informaciones pueden hacerse llegar al RCP/RSIIF por cualquiera de los siguientes medios:
- Correo ordinario a la dirección: Carretera de Vic a Manlleu, Km. 1,5, Gurb (Barcelona), a la atención de la persona Responsable de Cumplimiento Penal y del Sistema Interno de Información.
- Correo electrónico a la dirección: [email protected].
- Mediante escrito entregado a la persona RCP/RSIIF.
- Reunión presencial con la persona RCP/RSIIF, en el plazo de siete días.
Las informaciones verbales realizadas a través de reunión presencial con la persona RCP/RSIIF (o, en su caso, con la persona responsable alternativa) deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento de la persona informante:
- ) Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
(*) Se advertirá a la persona informante que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo establecido en el RGPD o Reglamento General de Protección
de Datos. - ) A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona RCP/RSIIF.
(*) Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
El Sistema Interno de Información de Electro-Jet cumple con los requisitos del artículo 5.2 de la Ley 2/2023:
- ) Permite que las personas a quienes aplica la Ley 2/2023 puedan comunicar informaciones, por varios medios, sobre las infracciones previstas en su artículo 2.
- ) Se gestiona de forma segura, garantizando que las comunicaciones puedan tratarse de forma efectiva dentro de la empresa, así como la confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercera persona mencionada en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de esta, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
- ) Cuenta con un Protocolo de uso del canal ético (como canal interno de información) y de actuación de la persona RCP/RSIIF que establece garantías para la protección de las personas informantes:
- Justificante de recepción en el plazo de siete días naturales siguientes a la recepción de la información.
- Plazo máximo ordinario de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de la investigación, cumplimentando y custodiando de forma diligente un Libro-Registro de Informaciones.
- Posibilidad de mantener la comunicación con la persona informante.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser escuchada.
- Garantía de confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a personal no responsable de su tratamiento, así como la obligación de que la persona que la reciba, la remita inmediatamente a la persona RCP/RSIIF.
- Respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Respeto a las disposiciones sobre Protección de Datos (Título VI Ley 2/2023).
- Compromiso de remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
II.- TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Electro-Jet tratará, como responsable del tratamiento, los datos personales incluidos en las comunicaciones que se reciban y queden amparados por la Ley 2/2023, con la finalidad de poder gestionarlas e iniciar, en su caso, el procedimiento de investigación correspondiente y adoptar las medidas correctoras que, en su caso, procedan.
La base jurídica del tratamiento será el cumplimiento de las obligaciones impuestas por la Ley 2/2023. Si la comunicación contiene datos de carácter especial, éstos sólo se tratarán cuando resulte estrictamente necesario para la adopción de medidas correctoras y/o el inicio del procedimiento de investigación correspondiente y/o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan, de conformidad con la legislación vigente, y en estos casos, la base jurídica será el interés público esencial. El tratamiento de los datos personales será el indispensable, cuando sin ellos no se puedan cumplir los objetivos y las obligaciones que estipula la Ley 2/2023.
Los datos personales podrán ser tratados por el personal de Electro-Jet autorizado para ello únicamente cuando resulte necesario para la investigación de infracciones en el ámbito del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como infracciones laborales en el ámbito de la seguridad y la salud en el trabajo, para la adopción de medidas correctoras o bien para la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Asimismo, los datos personales podrán ser comunicados a terceros en caso de obligación legal, y podrán ser comunicados a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competentes en el marco de la mencionada investigación.
Los datos personales se conservarán el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
En caso de que fuese oportuno adoptar medidas correctoras, los datos se conservarán durante todo el tiempo que dure la aplicación de estas medidas. Por otro lado, en el supuesto que fuese necesario iniciar la tramitación de procedimientos sancionadores o penales, los datos se conservarán durante todo el tiempo que dure el procedimiento sancionador o penal.
En todo caso, si la decisión sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los. hechos informados no se adoptase en un plazo de tres meses, los datos personales contenidos en la comunicación se suprimirán, excepto aquellos datos que sea estrictamente necesario que se conserven bloqueados para mantener evidencia del funcionamiento del sistema.
También serán suprimidos aquellos datos personales que revelen conductas que no están incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, así como aquellos datos personales no considerados veraces, a excepción de que esta falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el cual se tramite el procedimiento judicial.
Finalmente, se hace constar que en cualquier momento la persona comunicante podrá solicitar al responsable del tratamiento, el acceso a sus datos personales, su rectificación o supresión, o la limitación de su tratamiento, o a oponerse, así como el derecho a la portabilidad de los datos, enviando un escrito al correo postal Carretera de Vic a Manlleu, Km. 1,5, Gurb (Barcelona) o al correo electrónico [email protected]. En caso de disconformidad con el tratamiento de sus datos, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, ubicada en la C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).
III.- NO REPRESALIA
Electro-Jet se compromete expresamente a no llevar a cabo actos constitutivos de represalia, incluidas amenazas o tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la Ley 2/2023, y a aplicar medidas de protección durante la tramitación de un expediente, respecto de las personas afectadas por una posible comunicación.
(*) El Canal Ético permite la presentación de comunicaciones anónimas.
(**) Si bien siempre que sea posible el uso del canal interno será preferente, según las circunstancias y gravedad de la información las comunicaciones podrán remitirse, en su caso, a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (en la Comunidad Autónoma de Catalunya, ante la Oficina Antifraude de Catalunya), o a las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, al Ministerio Fiscal, a la Fiscalía Europea, o autoridad competente según sea procedente.